I sidste indlæg gennemgik vi, hvordan I redigerer jeres aktivitetsliste, og dermed lettere tilpasser jer kravene i den nye ydelsesbeskrivelse. Men der er faktisk også mange fordele ved at tilpasse jeres aktivitetsplaner.
I vores indlæg “Den nye ydelsesbeskrivelse og tilpasning i AutoPilot” går vi i dybden med de funktioner, I skal bruge for at redigere aktivitetslister, aktiviteter på igangværende sager samt hvordan I skal oprette nye aktivitetsplaner. Klik på linket ovenfor, for at få en praktisk brugervejledning.
Under AutoPilots Basisprogram > Sagsstruktur finder I fire forskellige funktioner, der hver især kan tilpasses til netop jeres behov. Disse funktioner giver jer en mulighed for at tilpasse jeres ‘setup’ for sagsoprettelse. Èn funktion er ‘Aktivitetsplaner’.
Men hvorfor overhovedet bruge tid på at oprette nye aktivitetsplaner?
Ved at oprette mere end en enkelt aktivitetsplan kan I have forskellige planer, der hver især passer til en bestemt sagstype.
Måske har I en bestemt type af debiterbare sager, der altid har de samme aktiviteter tilknyttet. Under ‘Aktivitetsplaner’ kan I så skræddersy en aktivitetsplan og eksempelvis kalde den ‘Udviklingssager’, ‘Små sager’ eller ’Store sager’ – og dermed have aktivitetsplaner, der er tilpasset en bestemt type sag.
Fremover benytter I jeres tilpassede aktivitetsplaner, når I opretter en sag på ny – og slipper for at skulle udvælge de enkelte aktiviteter under hver ny sagsoprettelse.
Fordele
Med gode, tilpassede aktivitetsplaner er der derfor tid at spare – men også en mulighed for, at I kan mindske jeres interne misforståelser, og dermed reducere unødvendige fejl i jeres sagsoprettelsesprocesser og i jeres timeregistrering. Jeres standardaktivitetsliste og -plan kan nemlig være rigtig lang og svær at overskue.
Tilpassede aktivitetsplaner kan derfor give overblik og gøre det nemmere at planlægge. I får lettere ved at estimere jeres timeforbrug og det bliver nemmere at føre timerne rigtigt.
Hvis I har en projektkoordinator, der har ansvaret for sagsoprettelse, bliver kommunikationen angående sagsoprettelse også bedre mellem projektlederen og projektkoordinatoren, når projektlederen kan henvise til en specifik aktivitetsplan.
