Sund faktureringskultur
For at have styr på økonomien er det vigtigt at fakturere så snart faktureringsretten indtræffer. Forsinket fakturering og glemte timer er én af de primære grunde til at mange i branchen arbejder gratis, da de ikke får den betaling de er berettiget til. Det er derfor vigtigt at sende fakturaer ligeså snart at I har ret til det. Det kan I gøre nemt, direkte fra AutoPilot.
I kan fakturere efter tre principper:
Rater
Hvor I fakturere på baggrund af de rater der er aftalt med kunden.
Forbrug
Hvor I fakturerer ud fra hvor meget der er forbrugt af den aftalte sum.
Procent færdig
Hvor I fakturere efter den procentdel I har udført af projektet.
Uanset faktureringsmetode kan AutoPilot logge den enkelte fakturas status fra forslag, til den er sendt, åbnet og betalt.
Ubetalte fakturaer, overgår automatisk til rykkersystemet, der overvåger forfaldne fakturaer og sender remindere direkte til kunden. De enkelte fakturaer kan følge det indbyggede flow med første, anden og tredje rykker, eller de kan eskaleres til at sendes direkte til inkasso, for kendte dårlige betalere.
Faktureringsmuligheder
Udover print er der flere forskellige måde at sende fakturaer på:
EAN/ELN
AutoPilot kan hurtigt og nemt sende fakturaer til det offentlige. Der er fuld sporbarhed på fakturaens status, så du nemt kan se om den er sendt, modtaget og åbnet.
OIOUBL
AutoPilot imødekommer standarderne for OIOUBL fakturering. Du kan derfor sende fakturaer fra AutoPilot uden at bekymre dig om formattet.
Du kan også sende fakturaer som en PDF direkte fra AutoPilot. Afsender og tekst kan ændres for hver enkelt faktura.
Medarbejderne laver fakturaforslag
Projektlederne kan lave fakturaforslag som enten skal sendes direkte til kunden, eller godkendes af ledelsen først. Det sparer tid, da det typisk er projektlederen der bedst kender projektets forløb, tillægsaftaler og det udførte arbejde. Det er derfor naturligt at de laver fakturaforslaget, som ledelsen så kan godkende, før kunden bliver faktureret.
Medarbejderne forventes at:
Tilføje timebilag og notat
Timebilag og notat kan vedhæftes en faktura, for at vise hvad timerne er brugt på.
Lave fakturaforslag
Lav udkast til fakturaen; inklusiv omkostninger, timebilag og notat.
Sende til godkendelse
Sende udkastet til godkendelse hos ledelsen, som kan sende det til kunden.
Integrationer
AutoPilot integrerer til en række finanssystemer, for at gøre faktureringsprocessen nemmere for alle vores kunder.
