Vi har taget en snak med økonomichef Annette Bech om, hvordan de har taklet udfordringer med vækst, styrket virksomhedens sammenhængskraft og forbedret bundlinjen. Foto: OJ Rådgivende Ingeniører A/S (ojas.dk)
Fra 84 til 156 medarbejdere
Fra 2014-2018 voksede firmaet fra 84 til 156 medarbejdere, hvilket satte både infrastruktur og den fælles kultur under pres. I sommeren 2018 stod OJ Rådgivende Ingeniører A/S derfor med en stor udfordring: Stor vækst i staben på 5 geografiske lokationer havde sat infrastrukturen under stærkt pres.
Det var svært at komme på deres egne driftede systemer udefra, og arbejdet i deres sagsstyringsværktøj blev så langsomt, at projektlederne begyndte at negligere deres planlægningsarbejde. Denne tendens var for risikabel for en virksomhed, der lever af at balancere ressourcer med kapacitet.
Frustration og spildtid
“Projektlederne var frustrerede når de skulle arbejde på distancen. De spildte for meget tid med at vente, så det nødvendige planlægningsarbejde begyndte at skride. Der blev talt om at skifte AutoPilot ud.”
Der blev søgt alternative løsninger, men andre systemer ville kræve en radikal kulturændring og en ændring af de værdiopgørelser man var vant til. Den totale pris på et systemskifte, med licenser, konverteringsomkostninger, implementering og uddannelse af 150 mand ville blive høj.
En dialog om hosting
“Vi var jo glade for AutoPilot og fik startet en dialog der viste at deres hostede model ville dække rigtigt mange af vores behov. Vi skulle ikke investere i hardware, uddannelse eller andre systemer og vi kunne frigøre ressourcer hos vores interne IT. Vi kunne endda konsolidere vores adskilte installationer i én samlet løsning.”
Skiftet til én central løsning kastede flere muligheder af sig. Med ensretningen af systemer, kunne man nemlig også ensrette sagskulturen på tværs af lokationer. Alt data blev samlet ét sted, så alle afdelinger opererer med samme sagsstruktur og samme fremgangsmåde.
Implementering
“Jeg har før været med til at implementere nye systemer på firmaniveau og ved at sådan et projekt nemt kan falde på gulvet hvis ikke datakvalitet og opfølgning er på plads. Samarbejdet med AutoPilot gik over al forventning – stamdata blev sammenkørt uden problemer og de henvendte sig så snart der var noget at tage stilling til.”
Da de fem databaser var smeltet sammen til én, blev det nye hostede system rullet ud til samtlige medarbejdere på få dage.
“Vores IT havde minimalt at gøre med udrulningen. Når først medarbejderne havde forstået vejledningen loggede de selv på systemet og derfra var alt som de kendte det. Det var derimod nyt med den øgede performance.”
Et meget bedre arbejdsflow
“Systemet er mange gange hurtigere, hvilket gør en stor forskel i hverdagen. Tidligere blev opgaverne lagt til bunke så de kunne udføres samlet – nu arbejder vi bare uden at tænke over det, så flowet er blevet meget bedre.”
Og performance er noget der giver glade kolleger.
“Sure miner er blevet til smil, hele vejen rundt.”
Nye muligheder
Det hostede system har også åbnet for flere muligheder. Blandt andet sendes alle fakturaer nu automatisk via email.
“Vi sender ikke længere email-fakturaer med håndkraft; det sker automatisk ved bogføring og har sparet os en hel arbejdsdag hver måned.”
Gevinster på flere fronter
Annette Bech forventer at den forbedrede løsning slår igennem på bundlinjen, allerede i dette regnskabsår.
“Da vi selv driftede systemet kunne projektlederne finde på at udskyde deres planlægning til der var bedre tid. Men der er aldrig bedre tid, så de tog den på ‘gefuhl’ og bemandede uden at skele til belastning. Det tjener man ikke penge på. Derimod bliver folk overbelastede og det koster i et helt andet regnskab.”
Kan ses på bundlinjen
I det hele taget har platformskiftet givet gevinster på flere fronter.
“Vi har vundet tid og frigjort ressourcer. Vores projektledere er gladere fordi de bare kan arbejde, hvor og hvornår det passer dem, uden at skulle tænke på spildtid… og så glæder jeg mig til at se vores årsresultat – det er nemlig helt sikkert noget der kan ses på bundlinjen.”
Dell EMC