Årsreminder 2018-2019

Skrevet af Thomas Herskind den 26/11/2018

Der er flere områder, du skal have fokus på i forbindelse med årsskiftet. Her kommer en tjekliste over de områder, du skal have styr på i AutoPilot.

1. Kørselsgodtgørelse

På SKATs hjemmeside kan I snart se 2019-satserne for kørselsgodtgørelse i egen bil (desværre kan man ikke se den nye takst endnu).

For at regulere satsen skal du gå ind i Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg.

Her skal du udfylde ophørsdatoen for den gamle sats, og bagefter udfylde den tomme linje med den nye á pris og startdato for den nye sats.

Ophørsdato på kørselssatsen for 2019 skal være blank.

2. Sagsnummeret

Hvis årstallet indgår som en del af sagsnummet f.eks. 19-195 eller 2019-195, så skal du ændre præfikset.

Det gør du i Basis > Sagsstruktur > Sagsserier > dobbeltklik på sagsserien > rediger præ- eller suffiks.

Hvis I ønsker det løbende sagsnummer nulstillet til f.eks. 001, ændres det i Basis > Sagsstruktur > Sagsnummerserier > Debiterbare Sager.

3. Udebiterbare sager

Hvis årstallet indgår i navnet på jeres delsager eller aktiviteter på udebiterbare sager, skal delsagerne/ aktiviteterne lukkes og nye oprettes.

Det kan f.eks. være på ’Ferie med løn 2018’, ’Ferie uden løn 2018’ eller ’Fravær/Orlov med løn 2018’.

Her lukkes aktiviteten/delsagen, og der oprettes en ny f.eks. ’Fravær/Orlov med løn 2019’ til erstatning.

Du skal vente med at lukke delsagerne eller aktiviteterne til alle medarbejdere har afleveret timeseddel til og med 31. december 2018.

Sørg for at medarbejdernes planlagte fravær ligger på aktiviteten/delsagen for 2019, ellers kan aktiviteten/delsagen ikke lukkes.

Tip!

Hvis I har mange fratrådte medarbejdere på en udebiterbar delsag, så opret en ny delsag på samme sagsnummer og bagefter luk den gamle delsag. Det betyder, at fratrådte medarbejdere ikke længere ses, men de selvfølgelig er med, hvis I tager en forbrugsstatistik for sagen.

4. Helligdage

Du skal indsætte helligdage for 2019 under Basis > Diverse > Helligdage > vælg Danske og 2019 i drop- downmenuen > tryk [Indsæt danske]

Vær opmærksom på yderligere datoer, hvor samtlige medarbejdere har nedsat normtid eller fri. Det kan f.eks. være Grundlovsdag eller 1. maj.

24-12 og 31-12 ikke er officielle helligdage. Derfor er de ikke automatisk med på listen.

På samme måde kan du indvælge andre helligedage f.eks. svenske eller norske, hvis det er aktiveret hos Jer.

Udfør altid kapacitetsberegningen (punkt 5 herunder) når du har tilføjet helligdage.

5. Kapacitetsberegning

Hvis I har licens til modulet Planlægning skal du danne en ny kapacitetsberegning, så medarbejdernes kapacitet (timer) bliver vist i planlægningsbilledet, medarbejderkapacitet og timesedlen.

Gå i Maintenance > Periodisk > tryk [Genberegning af kapacitet] > indtast ressourcehorisont f.eks. 12 måneder > klik på [Justér] og dernæst [Beregn alle].

6. Likviditet

Hvis I har licens til modulet Prognose dannes en ny lønberegning for at få udgiften til medarbejdernes løn med i Direktion > Resultat/likviditet.

Gå i Maintenance > Periodisk > tryk [Genberegning af lønudgift].

Rigtig glædelig jul og godt nytår!