Sagsstyring og planlægning
Sagsplanlægning er en grundsten i AutoPilot. For at have styr på økonomien, er det vigtigt at have planlagt sagerne fra start, samt revurdere færdiggørelsesplanen med jævne mellemrum. Ved altid at være opdateret på den aktuelle status af projektet, vil projektlederne være på forkant med både planlægning og sagsøkonomi. Det skaber overblik over sagerne og giver ro i maven, hos ledelse og medarbejdere.
Planlægning af sagsstrukturen giver større:
En sund planlægningskultur giver projektlederen vished om projektets gang. Det giver overblik over sagen, samt viden om dens status. Ydermere, skaber denne viden et solidt grundlag for at agere på baggrund at data, fremfor gæt. Det er for eksempel vigtigt, hvis en projektleder skal forhandle mere honorar med kunden eller udskydlese af projektet. Planlægning giver projektlederen belæg for at træffe beslutninger for sagen.
Planlægge på flere niveauer
Sag, delsag eller aktivitet
Planlægning foregår på op til 4 niveauer: sag, delsag, aktivitet eller helt ned på den enkelte medarbejder. Planlæg i brede linjer og gør det mere specifikt som projektet skrider frem, og få dermed en bedre færdiggørelsesplan.
Planlægning i tid
Hvis man ved præcist hvornår timerne skal bruges, lægges budgettet i de givne uger/måneder, eller også som et overordnet fremtidigt budget, som let kan flyttes i tid hvis projektets tidsramme ændres.
Budgetmedarbejder
Timer kan lægges direkte på en given medarbejder eller generelt på en budgetmedarbejder, hvis det er uvist hvem der skal udføre arbejdet. Budgetmedarbejderen udskiftes senere med en almindelig medarbejder.
Lokationer eller afdelinger
Du kan også planlægge generelt på en lokation eller afdeling, hvis det er uvist præcist hvem der skal udføre arbejdet, men at det er den bestemte afdeling eller lokation. Som arbejdet skrider frem, gøres planlægningen mere finmasket og konkret.
Få styr på fastpris sager
En gennemført planlægning giver styr på fastpris sager. Det giver et klart overblik over hvor meget af budgettet der er forbrugt, sammenholdt med hvor meget arbejde der er tilbage. Når 50% af budgettet er brugt, skal der gerne kun være 50% af arbejdet tilbage. Hvis ikke dette er tilfældet, vil AutoPilot give jer Early Warnings.
Early Warnings
En early warning er en advarsel om at projektet ikke forløber som planlagt. Det kan for eksempel være, at der er forbrugt for mange penge eller at der er planlagt for mange timer.
Med early warnings har du mulighed for at agere i tide og ændre udfaldet af sagen.
To Do lister
Systemet genererer automatisk To Do-lister hvis der er områder hvor projektlederen har forsømt at gøre sit arbejde korrekt.
Det kan for eksempel være:
Listerne genereres hver nat og sendes til pågældende projektleder, eller controller, hver dag, uge eller måned.
To Do-listerne alene sikrer ikke at alt er 100% i orden, men de sørger for at bundniveauet i projektledelsen er så tilpas højt at man som ledelse ikke skal bekymre sig om at tjekke op på medarbejdernes daglige arbejde. Det sørger systemet for.
