Timeregistrering er afgørende
Den helt grundlæggende forudsætning for at drive en profitabel projektvirksomhed er at få en aktuel viden om hvor lang tid der bruges på sagerne. De største gevinster er simple, men afgørende for virksomhedens drift:
- vi kan revidere færdiggørelsesbudgetter
- vi kan udarbejde ATR og ETC (estimate to complete)
- vi får en dagsaktuel status på sagerne
- fastpris-sagerne skrider aldrig
- aktualitet øger forhandlingsstyrken – både internt og overfor bygherre
- sagens faktor opgøres ikke på bagkant men dagligt
- øget troværdighed i den forventede slutfaktor
Aktualiteten i tallene afgør hvor nyttige de er. Hvis en status viser hvor sagen stod for tre uger siden, kan projektledelsen ikke træffe informerede beslutninger. De mister muligheden for at gribe ind i tide, og agere som ledere der rent faktisk driver projektet frem.
Aktualitet er også afgørende når vi ser på hvilke menneskelige ressourcer der har over/underkapacitet. Hvis ikke tallene afspejler tingenes tilstand lige nu, kan vi ikke planlægge vores kapacitet.
Hvordan sikres aktuelle tal?
En dagsaktuel sagsstatus kommer alene gennem daglig timeaflevering. Det lyder måske banalt, eller optimistisk, men dét er virkeligheden hos størsteparten af AutoPilot-brugerne.
Til syvende og sidst er daglig timeregistrering en vane. Det er udtryk for en virksomhedskultur, og altså ikke noget vi kan levere med et ERP-system. Men vi kan levere de nødvendige værktøjer for at støtte op om sådan en forretningsbevidst kultur. For eksempel ved hjælp af:
Der er mange måder at motivere sine medarbejdere på. Vores erfaring er at de rette værktøjer og kyndig vejledning kan flytte bjerge.
Nem og enkel timeregistrering
Realtime-filtrering gør det nemt at genfinde den relevante sag. Medarbejderen skal ikke bruge tid på af fremsøge sager på indviklede pluklister, men ser kun de sager han er bemandet på. Udvalget kan yderligere begrænses til de sager der i forvejen er afleveret på i indeværende uge.
Timeforbrug registreres på få sekunder med notater (tvungne eller ej), transport/udlæg, eller prædefinerede fastpris-produkter såsom energimærkninger, geotekniske undersøgelser, tryk/print, abonnementer eller tegningsarbejde.
Medarbejderen har altid sin gældende ferie/fri-saldo per dags dato.
Ugeseddelen håndterer et væld af overtidsmodeller, fx 1:1, 1:x, Danske Arks overenskomst, beordret overarbejde med særlig aflønning, såvel som automatisk optjening af efteruddannelse, tilskrivning efter Ferieloven 2020 og meget mere.
Timer fra andre systemer
En sund registreringskultur, indebærer at alle omkostninger der belaster sagerne, gør det så snart som muligt. Det gælder naturligvis også underleverandører og samarbejdspartnere.
Istedet for at vente flere uger på at disse registrerer deres forbrug, har vi gjort det helt simpelt at aflevere timer på sagerne, også selvom man ikke er direkte tilknyttet. Der er mange snitflader hvor man kan integrere AutoPilot – for eksempel:
