Årsreminder 2020/2021

Skrevet af Blogger den 03/11/2020

I forbindelse med årsskiftet 2020/2021 er der nogle områder, du skal have fokus på i AutoPilot.
Her kommer en tjekliste:

1. Kørselsgodtgørelse

På SKATs hjemmeside kan I snart se 2021-satserne for kørselsgodtgørelse i egen bil (desværre kan man ikke se den nye takst endnu).

For at regulere satsen skal du gå ind i Basis > Priser udlæg > Prislister udlæg.

Her skal du udfylde ophørsdatoen for den gamle sats. Bagefter skal du udfylde den tomme linje med den nye á pris samt startdato for den nye sats.

Ophørsdato på kørselssatsen for 2021 skal være blank.

2. Sagsnummeret

HVIS årstallet indgår som en del af sagsnummet f.eks. 21-001 eller 2021-001, så skal du ændre præfikset.
Det gør du i Basis > Sagsstruktur > Sagsserier > dobbeltklik på sagsserien > rediger præ- eller suffiks.

HVIS I ønsker det løbende sagsnummer nulstillet til f.eks. 001, ændres det i Basis > Sagsstruktur > Sagsnummerserier > Debiterbare Sager.

Det er ikke alle, som bruger årstallet som en del af sagsnummeret. Nogle foretrækker fortløbende nummer, så skal du selvfølgelig ikke gøre noget her.

3. Udebiterbare sager

HVIS årstallet indgår i navnet på jeres delsager eller aktiviteter på udebiterbare sager, skal delsagerne/aktiviteterne lukkes og nye oprettes.

Det kan f.eks. være ’Ferie med løn 2020’, ’Ferie uden løn 2020’ eller ’Fravær/Orlov med løn 2020’.

Her lukkes aktiviteten/delsagen og der oprettes en ny f.eks. ’Fravær/Orlov med løn 2021’ til erstatning.

Du skal vente med at lukke delsagerne eller aktiviteterne til alle medarbejdere har afleveret timeseddel til og med 31. december 2020.
Sørg for at medarbejdernes planlagte fravær ligger på aktiviteten/delsagen for 2021, ellers kan aktiviteten/delsagen ikke lukkes.

TIP

Hvis I har mange fratrådte medarbejdere på en udebiterbar delsag, så opret en ny delsag på samme sagsnummer og luk den gamle delsag bagefter. Det betyder, at fratrådte medarbejdere ikke længere bliver vist på delsagen, men de selvfølgelig er med, hvis I tager en forbrugsstatistik for hele sagen.

4. Helligdage

Du skal indsætte helligdage for 2021 under Basis > Diverse > Helligdage > vælg Danske og 2021 i drop- downmenuen > tryk [Indsæt danske]

Vær opmærksom på yderligere datoer, hvor samtlige medarbejdere har nedsat normtid eller fri. Det kan f.eks. være Grundlovsdag eller 1. maj.

24-12 og 31-12 ikke er officielle helligdage. Derfor er de ikke automatisk med på listen.

På samme måde kan du indvælge andre helligdage f.eks. svenske eller norske, hvis det er aktiveret hos Jer.

Udfør altid kapacitetsberegningen (punkt 6), når du har tilføjet helligdage.

5. Særlige budgetpriser

Når I planlægger på henholdsvis delsags-, aktivitets- eller sumniveau bruger AutoPilot en selvvalgt kost- og salgspris kaldet: Særlige budgetpriser. Er planlægningen på medarbejderniveau, er det selvfølgelig medarbejdernes aktuelle kost- og salgspriser, som programmet benytter.

Måske trænger de særlige budgetpriser til at blive justeret. Vælg Basis > Priser meda. > Særlige budgetpriser > Indtast nye priser og tryk på [Gem og revidér priser på eksisterende budgetter], så bliver de planlagte timer på delsags-, aktivitets- og sumniveau justeret med de nye priser.

6. Kapacitetsberegning

Hvis I har licens til modulet Planlægning skal du danne en ny kapacitetsberegning, så medarbejdernes kapacitet (timer) bliver vist i planlægningsbilledet, medarbejderkapacitet og timesedlen.

Gå i Maintenance > Periodisk > tryk [Genberegning af kapacitet] > indtast ressourcehorisont f.eks. 18 måneder > klik på [Justér] og dernæst [Beregn alle].

7. Likviditet

Hvis I har licens til modulet Prognose dannes en ny lønberegning for at få udgiften til medarbejdernes løn med i Direktion > Resultat/likviditet.

Gå i Maintenance > Periodisk > tryk [Genberegning af lønudgift].