Nye funktioner i AutoPilot – hvordan skal I bruge dem?

Med version 155 af AutoPilot har vi udviklet nogle nye funktioner. Vi gennemgår her hvilke, hvad udbyttet er og hvordan I tager funktionerne i brug.  

 

Ændringer ved at sende emailrykkere og PDF-fakturaer pr. email

Første opdatering drejer sig om vores email-funktion. I benytter formentlig allerede denne funktion til at sende fakturaer til kunder og muligvis også til at sende emailrykkere for aflevering af timer fra fraværsplanen.

Nu er det muligt at have en separat email-adresse til hver funktion – en til eksternt brug i forhold til fakturering og en til internt brug i forhold til rykkere for time- aflevering. I har nu mulighed for f.eks. at navngive jeres fakturerings-email til  ‘faktura@demofirma.dk og jeres email til interne rykkere for timeregistrering til internmail@demofirma.dk. På denne måde bliver kommunikationen tydelig såvel i forhold til kunder og medarbejdere.  

I skal være opmærksomme på, at I fremover kan se en kopi af afsendte mails på de selvsamme emailadresser:

 

 

De emailadresser I knytter til disse funktioner er altså de mailadresser, hvor I fremover kan se, hvad der er afsendt fra de respektive adresser. Mange af jer får i øjeblikket disse kopier på jeres personlige email.  

Opsætning af e-mailadresserne foregår under Konfiguration > Faktura. Her er en opsætningsguide I kan følge.  

En vigtig bemærkning er, at de nye opdateringer kun fungerer sammen med de tre nederste muligheder i kolonnen  ‘SMTPserver’-afsendelsesmetode’. Derfor er det vigtigt at I vælger en af de tre nederste – hvilken I vælger er underordnet.  

 

Emailsignatur

Nu kan det lade sig gøre at sætte en email-signatur ind i de mails, der bliver sendt fra AutoPilot! I skal selv lave html-filerne, og lægge dem i en mappe på jeres server. Når de er klar, skal de plottes ind feltet ‘Sti til email signaturfiler’:

 

 

Disse signaturfiler SKAL være i html-format. Det er vigtigt, at disse filer udarbejdes korrekt for at få jeres nye signaturer til at fungere. Filen til Bruger1, som bruges til at sende pdf-fakturaer, skal hedde emailsign1.html. Bruger2’s signatur, der bruges til timeseddelrykkere, skal hedde emailsign2.html. Se gerne vores manual. Vi anbefaler, at I får dem, som har sat jeres email-system op med signaturer til at udarbejde signaturfilerne. Det er ikke en hjælp vi kan yde.  

 

Ny funktion for debiterbar/udebiterbar  

Indtil videre har det fungeret sådan, at delsager har samme indstilling for debiterbarhed som selve sagen de er knyttet til; er en sag debiterbar, er delsagerne knyttet til sagsnummeret det derfor også – er sagen gjort udebiterbar, gælder samme for tilknyttede delsager.

Disse forbehold er nu ændret! Fremover kan I selv afgøre, om de delsager, der er knyttet til et sagsnummer, skal have de samme indstillinger for debiterbarhed som sagen. Det ændrer og regulerer I på delsagskortet.

Har I for eksempel en sag, der er gjort debiterbar, kan I nu knytte en udebiterbar delsag hertil for det indledende salgsarbejde – og på denne måde gøre disse ufakturerbare timer til en del af den samlede sag og dennes statistik.   

  

Lokation på delsagskortet

På samme måde er det nu også muligt at vælge lokationsmærket på delsagskortet og dermed bruge det på delsagsniveau.

 

Notatpligt på aktivitetsplan

Hidtil har det fungeret sådan, at notatpligt i timeregistrering udelukkende kunne specificeres pr delsag. Med den nye opdatering er det muligt at differentiere mellem aktiviteter på delsagen – og dermed knytte notatpligt til enkelte aktiviteter. Hvis man for eksempel har en delsag, hvortil der er knyttet en aktivitet for løbende ‘Ad Hoc’-opgaver, kan notatpligt være nyttigt – hvorimod andre aktiviteter i denne delsag måske giver sig selv og derfor ikke behøver en notatpligt.

Du finjusterer notatpligten i ‘Rediger aktivitetsplan’. Bemærk, at du kun kan specificere notatpligt for aktiviteteter enkeltvis, hvis notatpligt IKKE er slået til på delsagskortet.

Spørgsmål eller kommentarer til denne side? Læg en besked herunder...