Vi lancerer nu en ny version af AutoPilot! Vi har lavet gennemgribende forbedringer og fornyelser af en række forskellige parametre i programmet. I dette indlæg går jeg i dybden med nogle centrale fornyelser i AutoPilots planlægningsmodul.
Hastighed og funktionalitet
Helt overordnet er planlægningsmodulet blevet opdateret på alle områder. Dette udmønter sig først og fremmest i forbedringer af hastighed og funktionalitet. Planlægningsmodulet bliver hurtigere for alle vores kunder – uafhængigt af hvorledes AutoPilot er hostet eller kvaliteten af det it-udstyr, der afvikler AutoPilot. Planlægningsmodulet og dets funktioner åbner og regner hurtigere – og det er nu hurtigere at inddatere samme budget i et vilkårligt antal perioder.
Bevar overblikket
I sidste blogindlæg om planlægning og handlemuligheder trak jeg tråde til arbejdsgangene i et køkken. Der er paralleller at trække mellem køkkenet og projektledelse; man skal kende sin situation hele tiden, fremadrettet vide hvilke ressourcer og hvilken kapacitet man mangler samt have overblik over, hvor lang tid hver enkelt del kommer til at tage.
Man skal planlægge, forberede, uddelegere, skabe overblik og skærpe til. Man skal få samtlige processer på rette spor. Ellers flyder din station, du har ikke de rigtige råvarer klar og du er i mangel på rent køkkenudstyr. Bordets bestilling bliver ikke klar på samme tid og unødigt ressourcespild forøges. Det koster og kan ses på bundlinjen – og på kundernes tilfredshed.
Det nye planlægningsbillede
Nye kolonner i planlægningsmodulet giver et tydeligt overblik over delsagens forventede slutøkonomi. Denne ramme giver et tydeligt indblik i, om der er penge til den nuværende færdiggørelseplan. Det giver overblik over delsagens situation – og gør det tydeligt, om der er brug for at gribe ind, så delsagen igen kan komme på rette spor.
Billedet viser, hvordan kolonnerne i det nye planlægningmodul regner – og hvordan de tydeliggør sagens forventede slutøkonomi.
Yderst til venstre ses delsagens samlede honorar til ‘Eget arbejde’. Næste kolonne viser, hvor mange penge, der er ‘forbrugt’ til nu, og kolonnen i midten viser, hvad der således er tilbage til delsagens færdiggørelse.
‘Færdig’-kolonnen er prisen på det timeestimat, I har indtastet i planlægningsmodulet for sagens færdiggørelse – altså hvad I tror, I skal bruge af tid for at blive færdige. ‘Prognose’-kolonnen er en forudsigelse af sagens slutøkonomi, hvis arbejdet ellers holder sig inden for det antal timer, der er planlagt.
Få og udnyt handlemuligheder i tide
Som den røde firkant i billedet indikerer, er prognosen for denne delsags slutøkonomi negativ. Dette er en advarsel om, at der ikke er penge nok til det planlagte arbejde. Forudsætningerne, for at advarslerne træder frem så tidligt som mulig, er sunde registrerings– og planlægningsvaner i AutoPilot.
Når advarslerne viser sig, har man følgende handlemuligheder: Få flere penge, reducer/effektiviser arbejdet eller accepter at der bliver brugt flere penge, end der er.
‘Difference slut’ kolonne
Den nye differencekolonne er en aflivning af det princip, der af nogen kaldes ‘sneploven’. I stedet for at ‘ikke forbrugte’ timer skubbes frem og hober sig op i indeværende måned, er det der ikke var forbrugt ved udgangen af sidste måned nu at finde i differencekolonnen.
Kolonnen tydeliggør, hvor mange af de timer I havde planlagt at bruge, I ikke har nået at bruge. Den viser også, hvis der er brugt flere timer end planlagt.
Du kan blive fortrolig med det nye planlægningsmodul ved at deltage i et Superbrugerkursus i sagsplanlægning eller ved at deltage i AutoPilot Dage 2018.
I mit næste indlæg vil jeg gå i dybden med de mange andre forbedringer i planlægningsmodulet!
Vis samtlige releasenotes
Version 156
| Note | Program | Type |
|---|---|---|
| Vi har bygget grundstenene til planlægningsmodulet op på ny og optimeret alle funktioner. Alle kunder vil opleve en mærkbar forbedret hastighed i åbning, udfoldelse af projektplaner, udfoldelse af bemandingsplaner og øvrig betjening af modulet | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Worst of all worst cases. Det opdaterede planlægningsmodul indregner på en delsag alle uforbrugte budgetter såvel som enhver budgetoverskridelse i den forventede slutøkonomien. AutoPilot viser således den værst mulige slutøkonomi for delsagen og gør sig eksempelvis ikke længere forestillinger om, at overskridelser i indeværende periode udlignes af fremtidige budgetter. Ved at vise den værst mulige slutøkonomi, giver det projektledelsens mulighed for så tidligt som muligt at udvise rettidig omhu ved at revidere delsagens færdiggørelsesbudget. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet indholder nu et samlet område, der giver et tydeligt overblik over delsagens forventede slutøkonomi. Området består af kolonnerne: Honorar, Forbrug, Nuværende rest, Pris for færdiggørelse samt Prognose for delsagens slutøkonomi. Data for honorar og forbrug kommer som hidtil automatisk fra honorarmodulet og medarbejdernes timesedler. Kolonneområet er udtryk for almindelig købmandsregning: Hvor stort et honorar har vi, Hvad har vi brugt til nu, Hvad er der så tilbage til færdiggørelsen, Hvad koster den planlagte færdiggørelse og rækker de resterende penge til denne. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny kolonne: Honorar %. Har I fordelt honoraret til delsagens aktiviteter, viser den nye kolonne den procentvise fordeling. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Udvidet mulighed for delsagsfiltrering i planlægningsmodulet: Der kan nu filtreres på: Den markerede sag Den markerede delsag Debiterbare delsager Udebiterbare delsager Akkvisitions delsager Sandsynligheds delsager Delsager med færdiggørelsesbudgetter Favoritter | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: 2 nye genveje: Alt-t: Filtrer til markeret delsag F5: Genopfrisk Home: Første periode i planlægning End: Sidste periode i planlægning Ctrl-Home: Første medarbejder i listen Ctrl-End: Sidste medarbejder i listen | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Antal af fortidskolonner og antal af fremtidskolonner: Nu kan man indtaste det antal kolonner, man ønsker at få vist. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Favoritter i planlægning: Man kan nu i valg af favoritter markere og afmarkere alle. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny differencekolonne. Den nye differencekolonne er en aflivning af det princip, der af nogen er kaldt ‘sneploven’. Kolonnen tydeliggør, hvor mange af de timer I havde planlagt at bruge frem til indeværende periode, I ikke har nået at bruge. Den viser også hvis der er brugt flere timer end planlagt. Differencen er dokumenteret ved 2 andre kolonner: Samlet budget frem til indeværende periode. Forbrugt frem til indeværende periode. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Redigeringsvalg i planlægningsmodulet. Der er nu afhængig af den enkelte kundes opsætning flere redigeringsvalg vedrørende inddatering af færdiggørelsesbudgetter. Den bestående og klassiske, hvor inddatering i færdiggørelseskalenderen opdaterer færdiggørelsesbudgettet. 3 nye redigeringsindstillinger som alle har det til fælles at de flytter budgetter: Fra den nye difference kolonne ind i kalenderen Frem og tilbage mellem budgetmedarbejder og medarbejder Frem og tilbage mellem ikke fordelt og kalender | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Inddatering af et budget der skal gælde i mange perioder: Det er nu via en genvej muligt at gøre dette direkte i planlægningskalenderen: Indtast antal perioder og det ønskede budget. Funtionen spiller sammen med alle redigeringsvalg. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Begræns efter kapacitet: Funktionen aktiveres ved at sætte et flueben. Er funktionen aktiv, vil programmet under indtastningen automatisk reducere budgetter, der overskrider den givne medarbejders ledige kapacitet. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny funktion der kan slette alle budgetter. Der er nu en genvej, som kan slette alle de budgetter, der måtte være på det planlægningsniveau man konkret arbejder på. Eksempelvis slette alle budgetter for samtlige medarbejdere bemandet på en given aktivitet. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningmodulet: Flytning af budgetområde. Flytning fra sumbudget til kalenderfodelt budget aktiveres nu ved at trykke på en venstrepil. Budgettet placeres i kolonnen "ikke fordelt". Tilsvarende den anden vej på ved at trykke på en højrepil. Flytning fra aktivitetsbudget til medarbejderbudget aktiveres på tilsvarende vis ved at trykke på en nedpil. Budgettet placeres som hidtil på en gul hjælpelinje. Som noget nyt tælles budgetterne her ned efterhånden som de placeres på medarbejderne. Tilsvarende fra delsagsniveau til aktivitetsniveau. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Fremskynd og udskyd budgetter. Ny funktion, hvor bruger med udgangspunkt i en periode kan vælge den dato som budgetter skal rykkes frem til/udskydes til. Den nye funktion kan også - under visse betingelser - udskyde budgetter, der måtte ligge i fortiden. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny funktion, hvis start af budgetlægning falder efter forbrugsstart. Programmet udbalancerer automatisk alle indleverede timer med tilsvarende budgetter for samtlige medarbejdere på den givne aktivitet. Selvbemandede medarbejdere vil altid optræde med et overforbrug og give en advarsel. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny funktion som for en budgetrække enten kan tillægge et givet antal timer eller fratrække et givet antal timer. Hvis "begræns til medarbejders ledig kapacitet" er slået til, vil funktionen spille sammen med denne. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Forbedret graf for virksomhedskapacitet og budget. Grafen viser nu de samlede budgetter opdelt efter debiterbar, udebiterbar og pipeline. Desuden vender grafen tilbage for de kunder, der benytter lånemedarbejdere. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny grafisk markering af om delsagen har primotal. Hvis delsagen har primotal, er der en særlig grafisk markering i kolonnen forbrugt. Et tooltip viser størrelsen af primo forbrugt. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny grafisk markering af om delsagen har lånemedarbejdere. Hvis delsagen har lånemedarbejdere, er der en særlig grafisk markering i kolonnen "forventet slutfaktor". | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Farvning af medarbejdere i bemandingsplaner: Baggrundsfarven varierer nu afhængig af: Budgetmedarbejder Egen medarbejder Lånemedarbejder Fratrådt egen medarbejder | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Udråbstegn for overforbrug er nu opdelt i 3: Overforbrug frem til indeværende periode Overforbrug i indeværende periode Overforbrug for sumbudgetter (ikke kalenderfordelte budgetter) | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny højrekliksfunktion: Print forventet slutfaktor for aktuel sag: Funktionen danner en udskrift, der indeholder alle delsager - åbne som lukkede - for den givne sag. Udskriften kan på vanlig vis grupperes efter ønskede dimmensioner. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Ny funktion til Preview funktionen. Man kan nu gemme planlægningsbilledets opsætning hvad angår valg af synlige kolonner samt bredder på disse. På denne måde kan I genbruge den opsætning, der passer jer. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Hvis I bruger lånemedarbejdere. Økonomikolonnerne hvad angår forbrugt og færdiggørelsesbudget: Det er nu valgfrit muligt: At få dem vist samlet for egne medarbejdere og lånemedarbejdere. At få dem vist opdelt efter egne medarbejdere og lånemedarbejdere. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Planlægningsmodulet: Pipeline delsager står nu sammen med eventuelle andre delsager på samme sag | AL, DIR, PL | Ændring |
| Planlægningsmodulet: Ny filtreringsfunktion, der er afhængig af hvorledes aktivitetslinjer er konfigureret. I sin yderste konsekvens gør funktionen det muligt at styre et vilkårligt stort sagskompleks med 1 delsag. Dette skyldes at aktiviteter kan sættes op til at indeholde en fase dimmension og en afdelingsdimmension (for kunder der har afdelinger). Filtreringsmuligheden gør at planlægningsbilledet kan arbejde med en given fases andel af en delsag, ligesom den for kunder med afdelinger kan arbejde med en given afdelings andel af delsagen. | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Administration - behandling af fakturaforslag. Listen over fakturaforslag indeholder nu information om, hvem der har dannet fakturaforslaget og hvem, der har fremsendt det til endelig fakturering | Admin | Nyhed |
| Administration - Fakturaarkivet. Listen over fakturaer indeholder nu information om, hvem der har bogført fakturaen | Admin | Nyhed |
| Afleveringsstatus. Lånemedarbejdere, der er markeret "Lukket", vises ikke mere | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Delsag - U mærkat. Det er nu muligt, at låse en delsags U-mærkat, så det kun er givne medarbejdere -der sættes ind på en liste - der kan ændre det. Dette kan eksempelvis anvendes til at projektledelsen i første omgang bestemmer en delsags U mærkat, hvorefter en controller kan kvalitetssikre opmærkningen og låse af for, at projektledelsen kan ændre værdien | AL, DIR, Konfig, PL | Nyhed |
| Fakturaforslag. Loader nu hurtigere | Admin | Nyhed |
| Sagskortet. Loader nu hurtigere | Admin, AL, DIR, PL | Nyhed |
| Efteruddannelsesmodul. Rapporten viser nu valutasymbol for systemets basisvaluta | Admin | Bugfix |
| Specifikation af notatpligt. Det er nu muligt at specificere notatpligt pr aktivitet | AL, DIR, PL | Nyhed |
| Startdato for ny prislister for lånemedarbejdere. Det er nu muligt at oprette en vilkårlig startdato | Basis | Nyhed |
| Maintenance. Programmet indeholder nu en oversigt over hvilken version af de enkelte AutoPilot moduler, I har i drift | Maintenance | Nyhed |
| Performance timeaflevering. Grafisk overblik til brug for controllere. Samlet overblik over middet antal dage mellem forbrug og aflevering for de enkelte medarbejdere. | Web employee | Nyhed |
| Adgange Grafisk overblik til brug for controllere. Samlet overblik over tildelte programadgange til de enkelte medarbejdere. | Web employee | Nyhed |
| Projektleder arbejdsopgaver Grafisk overblik til brug for controllere. Samlet overblik over de enkelte projektlederes tildelte arbejdsopgaver: Sagsoprettelse Honorardisponering Palnlægning Fakturaforslag | Web employee | Nyhed |
| Nyt cloud service controller system: Systemet udfærdiger en to do og opmærksomhedsliste til projektledere og controllere. Listen opbygges for den enkelte kunde som et udpluk af en lang række forskellige kontroller, servicen kan udføre på sagsstyringsgrundlaget. Alt afhængig af den enkelte kundes behov. | Web project | Nyhed |
| Nyt web baseret grafisk overbliksbillede, der for en given delsag viser den tidslige udvikling i en række nøgleparametre: Aftalegrundlaget, forbrug og færdiggørelsesbudget for eget arbejde, forbrug og restbudget for underrådgivere, forbrug af omkostninger, samt den tidslige udvikling i delsagens forventede slutfaktor. Hvilke delsager, der er adgang til, er bestemt af brugerens rolle - controller, afdelingsleder eller projektleder. | Web project | Nyhed |
| Business performance. Grafisk forretningsoverblik til brug for direktion afdelingsledelse og bestyrelse. Overblikket viser udviklingen over tid af centrale økonomiske nøgletal, herunder: Forbrugt medarbejder kostpris - pr periode og akkumuleret til dato. Skabt værdi - pr periode og akkumuleret til dato. Udvikling i dækningbidrag - pr periode og akkumuleret til dato. Udvikling i produktionsfaktor - pr periode og akkumuleret til dato | Web Company | Nyhed |
| Performance timeaflevering. Grafisk overblik til brug for direktion afdelingsledelse og bestyrelse. Overblikket viser udviklingen over tid af middel antal dage mellem forbrug og aflevering - dette for den samlede medarbejderstab. | Web Company | Nyhed |
| Udvikling i ferie/afspadsering Grafisk overblik til brug for direktion afdelingsledelse og bestyrelse. Overblikket viser udviklingen over tid af medarbejderstabens samlede ret til ferie og afspadsering | Web Company | Nyhed |
| Kapacitet i forhold til planlægning. Grafisk forretningsoverblik til brug for direktion, afdelingsledelse og bestyrelse. Overblikket viser udviklingen over tid af den fremtidige kapacitet holdt op mod den fremtidige planlægning, Desuden viser overblikket pipeline delsagers indflydelse på kapacitetssituationen, alt afhængig af deres sandsynlighed. Overblikket viser en liste over de gældende sandsynligheder for de enkelte pipeline delsager. | Web Company | Nyhed |
