Den nye opdatering til AutoPilot er netop udgivet og med den, er der kommet en masse lækre nyheder og forbedringer til systemet. I dette indlæg dykker vi ned i nogle af de større udgivelser, som I kan benytte jer af, når I opdaterer jeres AutoPilot.
Fakturering
Nyt interface
Der er kommet nyt interface, som gør det endnu nemmere at sende email-fakturaer.
Der er kommet små ”knapper” øverst i billedet, hvor du nemt kan vælge hvilken type faktura du vil sende; e-mail, e-mail og EAN, eller EAN.
Til sidst kan du vælge hvilket sprog emailens hilsen skal være på. Det kræver at du selv har oprettet oversættelser af jeres hilsen. Det bliver beskrevet i mere detalje i næste afsnit.
Når du har gjort den første emailfaktura klar, kan du gemme opsætningen. Så bliver den opsætning brugt, hver gang du fakturerer på den delsag.
Tekster til email-fakturering
Du kan nu ændre email-teksten, som kunder læser, når de modtager en e-mail faktura. Teksten oprettes i Basis ligesom standardteksterne for indledende eller afsluttende tekst på en faktura. Du kan gemme oversættelser af teksten, så det er nemt at sende til udenlandske kunder uden at skulle bruge ordbog hver gang.
Standardteksterne har nogle tags, som kan auto-udfylde informationer ind i emailteksten. For eksempel sagsnummer, om det er en faktura eller en kreditnota og lignende informationer om fakturaen.
Send til flere personer og interne kontakter
Det er også blevet muligt at tilføje flere modtagere på CC og BCC. Derudover er der kommet en liste over interne interessenter, så du nemt kan tilføje f.eks. PL til BCC, hvis det er relevant for personen. På den interne liste kan du også vælge interessenter fra virksomhedsniveauet, det kan for eksempel være Trustpilot eller lignende.
Genvej til at bogføre fakturaen
Der er kommet en tastaturgenvej, som gør det nemmere at bogføre og sende fakturaen. Nu skal du blot trykke Ctrl+e for at åbne forsendelsesformularen og sende din faktura.
Honorardisponering
Bagatelgrænse
Du kan nu manuelt definere en bagatelgrænse for hvornår advarsler og udråbstegn vises for overskredne beløb, samt hvornår der kommer en ”early warning” (altså at der tegnes en rød kasse omkring negative tal, som I skal være opmærksomme på). Du vil altså kunne sætte rammerne for jeres økonomiske overblik, som det passer jeres forretning.
Denne bagatelgrænse kan defineres øverst i honorardisponeringsvinduet. Den vil således ”slå igennem” i resten af honorardisponeringen.
Sortering og filtrering
Du kan sortere advarsels-kolonnerne efter størrelse på beløbsoverskridelsen. Det gør du ved at klikke i kolonneoverskriften.
Du kan filtrere ned på valgte udråbstegn ved at vælge udråbstegnet og trykke på F9-knappen. Således vil alle sager med den type udråbstegn blive fremhævet, så du nemt kan overskue dem. Du ophæver filtrering ved at trykke på F12-kanppen.
Hvornår vises udråbstegnet
Nogle udråbstegn vil ikke længere være vist for bestemte delsager da det ikke giver mening. Eksempelvis, advarsel for manglende aftale på udebiterbare sager. For at mindske støj i honorarbilledet er der defineret nogle regler, som gør det nemmere at overskue.
Her kan du se hvilke farve udråbstegn vises hvornår og hvornår de ikke vises.
Gul
Der er ikke registreret nogen honoraraftale. Det gule udråbstegn vises ikke for udebiterbare delsager.
Orange
Der er afsat for lidt til underrådgivere. Det orange udrådstegn vises ikke for udebiterbare delsager eller for delsager efter medgået tid, hvis feltet i aftalen er tomt.
Mørkeorange
Afskrevne omkostninger overstiger beløbet, der er afsat i aftalen. Det mørkeorange udråbstegn vises ikke for udebiterbare delsager eller for delsager efter medgået tid, hvis feltet i aftalen er tomt.
Mørkegrøn
Der er brugt mere end afsat til eget arbejde. Det mørkegrønne udråbstegn vises ikke for udebiterbare delsager eller for delsager efter medgået tid, hvis feltet i aftalen er tomt.
Grøn
Værdi af forbrug + ETC overskrider det beløb, der er til eget arbejde. Det grønne udråbstegn vises ikke for udebiterbare delsager eller for delsager efter medgået tid, hvis feltet i aftalen er tomt.
Lysegrå
Fordelingen og aftale stemmer ikke overens (det er fordeling af honorar over aktiviteter).
Lilla
Der er ikke overensstemmelse mellem det totale honorar og rateplanen (fakturerede + ikke-fakturerede). Det lilla udråbstegn vises ikke for udebiterbare delsager.
Igangværende arbejde
Der er kommet forbedringer når du eksporterer igangværende arbejde. I topmenuen i Administration > Igangværende arbejde, kan du eksportere listen til excel. Og med den nye opdatering vil sammentællinger og farver også blive eksporteret til excel-arket. Det gør overblikket nemmere at læse og se sammenhængen mellem det du ser i AutoPilot og det du ser i excel-arket.
Webplatform
Projektsite
Projektledere kan danne fakturaforslag på webplatformen, som bliver sendt til godkendelse hos den ansvarlige i Windowsplatformen. Med den nye opdatering, kan projektledere redigere medarbejderes timenotater inden timerne bliver tilknyttet et fakturaforslag. Det kan gøres i projektsitet.
Controller-rollen kan nu filtrere på henholdsvis projektledere og afdelinger i diverse filtre på tværs af webplatformen. Dette giver controllere et bedre overblik over sager og medarbejdere i analyser og rapporter på webplatformen.
Derudover er det nu blevet muligt at se hvornår medarbejdere sidst afleverede deres timeseddel i både Projekt > Planlægning, og i Medarbejdere > Performance Timeaflevering. Med denne opdatering kan controllere og projektledere nemmere vurdere aktualiteten af de tal, de kigger på. Samtidig har de mulighed for at minde medarbejderne om, at de selvfølgelig skal huske at aflevere timesedlen.
