Hele Danmark står i en uvis situation, grundet Covid-19. Det har påvirket de forskellige brancher, og arkitektbranchen er ingen undtagelse. Krisen har resulteret i, at mange står i en situation, hvor det er nødvendigt, at kunne tilpasse både bemanding og økonomi for at kunne bevare flest mulige arbejdspladser på den anden side af Covid-19. Danske Ark har i samarbejde med lønmodtagerorganisationerne lavet et tillæg til overenskomsterne, så der nu er aftalte rammer for at indgå en frivillig aftale om nedsat arbejdstid og løn. Danske Arks skabelon til håndtering af sådanne aftaler, finder du her.
Men hvordan håndteres sådan en aftale i AutoPilot? Det handler dette blogindlæg om.
Den umiddelbare administrative udfordring i AutoPilot er, at alle medarbejdere går ned i tid. Blogindlægget handler om de to måder, hvorpå du nemt og enkelt kan håndtere dette, så jeres overblik over kapaciteten forbliver intakt og timeregistreringen fungerer lige så nemt og enkelt, som den plejer.
Med hensyn til løn skal I naturligvis ændre løn angivelserne i jeres lønsystem. Herudover skal kunder, der anvender Resultat og Likviditet-modulet i AutoPilot også lave en ny generel prisliste med de nye lønninger. Der er også brug for en ny generel prisliste, hvis lønnedgangen ikke svarer til arbejdstidsnedsættelsen. Så skal de debiterbare kostpriser nemlig også ændres.
Indlægget vil tage udgangspunkt i nedsat arbejdstid fra 37 til 30 timer om ugen. Den nedsatte arbejdstid varierer dog efter, hvad der besluttes i den enkelte virksomhed.
Metode 1 – oprette ændring af ansættelsesforhold
Denne metode består i, at lave nye ansættelsesforhold for alle berørte medarbejdere. Det gøres i Basis > Organisation > Medarbejder > vælg medarbejder > [Ansættelsesforhold].
Vælger I denne metode anbefaler vi, at I laver 2 nye ansættelsesforhold for hver af de berørte medarbejdere – altså de medarbejdere, der i en periode skal gå ned i arbejdstid og i løn:
- Opret ansættelsesforhold med nedsat arbejdstid
- Opret ansættelsesforhold hvor medarbejderne vender tilbage til den normale arbejdstid.
Med denne metode afspejler kapaciteten virkeligheden med den nedsatte arbejdstid. Det vil sige, at medarbejdernes normtid på timesedlen er 30 timer om ugen. Ligeledes afspejles den nedsatte arbejdstid korrekt i kapacitetsoversigterne. Metoden har den effekt, at de medarbejdere, der har ret til puljetimer, optjener puljetimer, når de arbejder mere end de 30 ugentlige timer.
Vær opmærksom på afholdelse af ferie i perioden med nedsat normtid. Den optjente ferie er tildelt ud fra fuld tid. Men den kan nu blive afholdt på nedsat tid, hvor en dag ikke længere er 7,4 timer, men 6 timer i stedet. Denne difference skal håndteres ved løbende at nedregulere optjent ferie i takt med, at medarbejdere holder ferie under den nedsatte arbejdstid. Ellers vil det ende med at give ekstra ferie til medarbejderne.
| Område | Konsekvenser og praksis |
|---|---|
| Administrativt – centralt | Der skal oprettes to nye ansættelsesforhold for den enkelte medarbejder. Et for den nedsatte arbejdstid. Et for når den normale arbejdstid vender tilbage. Dette kan – afhængig af antallet af medarbejdere – være et stort arbejde. Desuden skal feriepuljer løbende nedreguleres svarende til forskellen mellem timetallet ved optjening og timetallet ved afholdelse |
| Normtid på timeseddel | Normtiden på timesedlen står til den nedsatte arbejdstid |
| Visning af kapacitet | Kapaciteten vil svare til den nedsatte arbejdstid |
| Optjening af puljetimer/overtid | Optjening af puljetimer/overtid starter fra den nedsatte arbejdstid – i vores eksempel fra de 30 timer |
| Afvikling af ferie | Afvikling af ferie kan registreres som normalt. Se dog område Administrativt – Centralt |
Metode 2 – Opret en delsag på sagsnummeret for ‘Orlov uden løn’
Med denne metode skal I oprette en ekstra delsag under sagsnummeret til ‘Orlov uden løn’, hvor timerne mellem 30 og 37 skal afleveres.
Kapaciteten er beregnet ud fra 37 timers normtid; altså mere end de 30 timer medarbejderne nu skal arbejde. Det justeres i timesedlerne ved at forhåndsregistrere de 7 ugentlige timer på den nye ‘Orlov uden løn’-delsag. Denne forhåndsregistrering vil blive trukket fra kapaciteten, så du stadig ser det antal timer, som reelt er til rådighed.
Med hensyn til overtid: Hvis en medarbejder for eksempel arbejder 32 timer en uge, giver det IKKE overtid, men bare 2 timer mindre på ‘Orlov uden løn’-delsagen.
Hvis medarbejdere afholder ferie i perioden, så er det ikke nødvendigt at justere noget, da de har den samme normtid, som ferien blev optjent ud fra.
Metode 2 – Overblik
| Område | Konsekvenser og praksis |
|---|---|
| Administrativt – centralt | Der skal oprettes en ny delsag på sagen “Orlov uden løn” |
| Administrativt – for den enkelte | Den enkelte medarbejder skal i vores eksempel registrere op til 7 timers orlov uden løn pr uge |
| Normtid på timeseddel | Normtiden på timesedlen står til den normale arbejdstid |
| Visning af kapacitet | Kapaciteten vil som udgangspunkt være den normale. Hvis alle medarbejdere forhåndsregistrerer 7 timer på “Orlov uden løn” i samtlige uger med arbejdstidsnedsættelse, vil ledig kapacitet stå korrekt alligevel |
| Optjening af puljetimer/overtid | Optjening af puljetimer/overtid starter først fra og med den oprindelige arbejdstid på 37 timer |
| Afvikling af ferie | Afvikling af ferie kan registreres som normalt. Der må dog ikke registreres orlov uden løn og ferie på samme dato. Ellers vil det give ekstra ferie til medarbejderne |
