Hos AutoPilot mener vi, at planlægning er fundamentalt for en sund forretning. Planlægning giver løbende et overblik over slutøkonomien under alle faser i et projekt og gør jer bevidste om hvilke opgaver, der ligger forude. I dette blogindlæg sætter vi fokus på de gevinster, I får ved at kombinere planlægningen med fordeling af aftaler på aktiviteter.
Gevinsterne ved at fordele aftaler på aktiviteter
Den primære gevinst ved at fordele aftaler på aktiviteter er, at I får early warnings endnu tidligere. Fordeler I aftalen på aktiviteter, vil I allerede i de indledende faser af et projekt kunne se, om fasens økonomi er udfordret. Med early warnings får projektlederen mulighed for at overveje fasens udvikling, og ambitionerne for den. Eksempelvis giver det jer mulighed for at bede om flere penge i rette tid, hvis dette er en mulighed. Det styrker sund forretning og giver afkast på bundlinjen.
En anden styrke ved at fordele aftalen på aktiviteter er, at I får en slutfaktor for de enkelte aktiviteter. En slutfaktor pr. fase giver jer et ekstra lag af information som bidrager til bedre tilbudsgivning. Med denne viden kan I finde ud af om jeres oprindelige planlægning af sager står mål med virkeligheden. Sådan bliver I bedre til at planlægge og udforme tilbud, hvilket er essentielt i arkitekt- og ingeniørbranchen.
Selve funktionen giver projektlederen øget fleksibilitet i forhold til aftaletillæg, der løbende kan knyttes til netop de aktiviteter, pengene er givet til. På den måde ligger pengene der, hvor arbejdet er. Alt i alt får projektlederen et bedre sagsstyringsgrundlag.
Fordelene kort og godt
Eksempel: Oprindelig aftale og et aftaletillæg fordelt på faser.
Hvordan fordeler man aftaler på aktiviteter?
Nu vi har præsenteret gevinsterne ved at fordele aftaler på aktiviteter, er det naturligvis centralt, at vide, hvordan man gør brug af det. Først skal funktionen aktiveres i Konfiguration > Diverse 2 > Sæt kryds i ‘Mulighed for at procentfordele aftalen ud på aktiviteter’.
Når funktionen er aktiveret kan projektledere, afdelingsledere og direktion tilgå den fra to steder:
- Via Honorardisponering > dobbeltklik på delsagen > [Fordeling af aftale på aktiviteter]
- Via Planlægning > højreklik på delsagen > [Fordeling af aftale på aktiviteter]
I billedet kan projektlederen fordele aftalen på de forskellige aktiviteter ved at indtaste den procentdel af aftalen, der skal tildeles den valgte aktivitet.
Lær dette og meget mere på vores planlægning og sagsstyringskursus. Tilmeld jer under kurser/services.
