I AutoPilot bruges intern overførsel til at fordele eget honorar mellem delsager i et sagskompleks. Det kan være i forbindelse med et stort projekt hvor faser eller dele af projektet uddelegeres til andre projektledere. I dette blogindlæg vil der være fokus på hvorfor intern overførsel anvendes og hvordan funktionen tages i brug.
Hvorfor anvende intern overførsel?
Typisk vil I fakturere honoraret samlet på én delsag overfor kunden, men gerne dele eget honorar ud internt i virksomheden. På den måde kan planlægningsansvaret fordeles i virksomheden mens det ikke fremgår af kundens faktura. Muligheden for at fordele eget honorar gør, at projektlederen kan planlægge pengene op imod det honorarbeløb som er tildelt delsagen. Derved sørger I for at den økonomiske ramme ikke sprænges på et projekt ved at skabe overblik over budgettet for projektlederen.
Udover at kunne styre og planlægge arbejdet på en delsag, kan I evaluere jeres kompetenceområder med intern overførsel. Dette kan I gøre ved at se på hvordan bestemte typer af delsager klarer sig i forhold til deres forventede slutfaktor. For eksempel kan I se hvor gode I er til landskabsopgaver sammenlignet med hvordan I klarer jer på arkitektopgaver. Således kan I få indsigt i hvad I er gode til og hvor der er plads til udvikling.
Hvordan bruges intern overførsel?
For at finde funktionen skal du først ind under Direktion > Honorardisponering.
Når I bruger intern overførsel fungerer det sådan, at I trækker penge fra på den delsag hvor honoraret faktureres og lægger det til på delsagen hvor timerne skal planlægges og forbruges. Det vil kun være synligt internt og kommer ikke til at stå på kundens faktura. Det betyder, at I får én faktura historik og én rateplan til den betalende kunde mens I internt får overblik over hvor honoraret reelt bruges på delsagerne hos de forskellige projektledere.
Det kan eksempelvis være, at I skal have overført 1.000.000 kr. internt til projektlederen for landskab på et projekt hvor total honoraret er på 5.000.000 kr. I dette tilfælde skal I trække de 1.000.000 kr. fra på faktureringsdelsagen og lægge det til på forbrugs- og planlægningsdelsagen. Således, at eget honorar på faktureringsdelsagen nu er 4.000.000 kr. og 1.000.000 kr. på delsagen for landskab. Hvis I trækker fra og lægger til med samme tal vil intern overførsel være balanceret, som I kan se i højrekliksmenuen > Aftalestatistik sag > [Hent data] > [Gruppér/print]. Her kan I med fordel gruppere efter delsag som vist på billedet nedenunder.
Lige inden sagen lukkes kan I fordele det fakturerede beløb fra faktureringsdelsagen ud på de delsager, som arbejdet ligger på i sagskomplekset. Dette er vigtigt for at få den rigtige lukkefaktor, som også bruges i dækningsbidrags rapporten og værdianalysen.
Afslutningsvis, for at bruge intern overførsel skal I slå den til under Konfiguration > Diverse 2 hvor I krydser af i ’Intern overførsel’.
For en mere teknisk gennemgang af hvordan I bedst bruger intern overførsel, se online manual Bedst practice Intern Overførsel.
