Planlæg sagens fremtid – giv dig selv handlemuligheder

Vi er på trapperne med en ny version af AutoPilot! Her er der særligt fokus på planlægning – og i dette indlæg stiller jeg derfor skarpt på filosofien bag den gode planlægningskultur I AutoPilot.

 

“Hold din station ren”

Det første du lærer, når du arbejder i et køkken er, at du skal “holde din station ren”. Jeg kan fra egen erfaring sige, at det kan være svært at gennemskue, hvorfor man skal bryde vaner eller mønstre i arbejdsprocesser. Hvis du har travlt, er det jo lettere at forholde sig til opvask og orden senere.“Er det ikke vigtigere at prioritere, at kunderne får det, de har bestilt?”, spørger man sig selv. Derfor retter vi tit fokus mod lige nu og her, og glemmer værdien af struktur og planlægning.  

I et køkken får du dog fysiske beviser på, at dine arbejdsprocesser skal laves om! Selvom man måske ikke får problemer til at starte med, bliver det alligevel altid problematisk når hele din arbejdsplads flyder med beskidte remedier, der hindrer dig i at levere til dine kunder.

Du lærer hurtigt at sunde vaner, der er baseret på rettidig omhu, hjælper dig med at være på forkant med dit arbejde – ligemeget om du er kok eller projektleder.

 

Projektledelse i AutoPilot

Kokken vinder ved at stille ud til opvask, have skraldespanden tæt på og ved at forberede råvarer undervejs. Projektlederen vinder ved at være på forkant med sin sag og ved at have et klart billede af sagens fremadrettede forløb.

Er man derimod ikke på forkant, ved man heller ikke, hvor man er på vej hen, før man allerede ligger i grøften – og så er der ikke meget værdi i at forsøge at finde ud af, hvorfor man endte der i første omgang.

“God planlægning gør det lettere at ændre retning inden sagen ender på et sidespor.“

Ved løbende vurdering af sagernes fremtid får I handlemuligheder i tide – altså undervejs i sagens forløb – og ikke når sagen er slut, når det alligevel er for sent. Desuden vil revision af sagernes fremtid afsløre pengeværdien af det  arbejde, I allerede har udført på den enkelte sag.

 

Kom på forkant – Estimate to complete

I køkkenet skal man altså kende sin situation hele tiden; hvilke råvarer mangler vi at forberede, hvilke redskaber skal vi bruge lige om lidt og hvilke dele af ordren kræver længere forberedelse, der skal påbegyndes med det samme?

Man kan med fordel give sin sag samme opmærksomhed. “Hvad er sagens situation lige nu?” At etablere en sund registreringskultur er et godt fundament for økonomisk status – se mere her.

Når I kender sagens nuværende økonomi, har I mulighed for at planlægge fremtiden: “Hvad skal vi bruge for at blive færdige?” Dette kaldes også et estimate to complete, og det giver jer tre værdiområder, der muliggør en større indflydelse på sagens fremtid:

 

  1. Hvad er værdien af det, vi allerede har lavet?

Når I kender status på sagen, vil fornyet planlægning af sagens færdiggørelse øjeblikkeligt afsløre, om der er det fornødne økonomiske råderum til at udføre arbejdet efter jeres kvalitative standarder. Desuden vil revision af sagernes fremtid afsløre pengeværdien af det arbejde, I allerede har udført på den enkelte sag.

 

  1. Hvilken kapacitet kræver sagen fremadrettet?  

Nu hvor I har taget stilling til sagens fremtidsplanlægning med udgangspunkt i, hvor I er lige nu, kan I også danne jer et overblik over, hvordan jeres kapacitetsbehov vil se ud under resten af sagens forløb. I kommer på forkant med kapacitet og ressourcer.  

 

  1. Early warnings

Når jeres forbrug er registreret, kender AutoPilot den økonomiske status på enhver sag. Gennem jeres planlægning af sagens resterende fremtid, beregner AutoPilot sagens slutøkomi og AutoPilot advarer jer, hvis der ikke er tilstrækkeligt økonomisk råderum til at udføre det planlagte arbejde – det kalder vi for ‘early warnings’. Det giver jer en mulighed for at stoppe op og overveje jeres handlemuligheder i tide.

 

Vil I blive klogere på ‘planlægningsfilosofien’ i AutoPilot, kan I tilmelde jer vores sagsplanlægningskursus her. Ligeledes er det store fokuspunkt på årets AutoPilot dage netop planlægning – I kan tilmelde jer her. Ellers håber vi, at I vil følge med på AutoPilots blog – planlægning og projektledelse er centrale emner fremadrettet.

 

Spørgsmål eller kommentarer til denne side? Læg en besked herunder...