Det er svært at undgå fejl i timeregistreringer. Men hvad gør I, når I opdager fejlen og gerne vil rette den? Det forsøger vi at kortlægge i dette blogindlæg – her i forhold til fejlafleveringer i jeres afspadserings- og feriepuljer.
På din timeseddel har du dine delsager for ‘Ferie med løn’ og ‘Afspadsering’. På billedet nedenfor er disse delsager markeret med farven rød.
Den blå markering på billedet viser dine samlede timepuljer for henholdsvis ‘Restferie med løn’ og ‘Afspadsering’. Disse to puljer indeholder altså de timer, du har til rådighed for ferie og afspadsering:
Advarsel på ‘Ferie med løn’
Er du ved at aflevere for mange timer på din ‘Ferie med løn’-saldo, får du en advarsel som den på billedet nedenfor. I dette eksempel har Naja, vores fiktive medarbejder, kun 13 timer tilbage på sin feriesaldo – se blå markering:
Hun er nu ved at aflevere for mange timer på sin ‘Ferie med løn’-delsag – se rød markering. Når Naja forsøger at aflevere sine timeregistreringer, får hun derfor en ‘pop-up’-advarsel – og bliver altså gjort opmærksom på konsekvenserne af de registreringer, hun er ved at lave.
Dette advarselssystem fungerer kun ved fejlregistreringer på din feriesaldo. Er du ved at aflevere for mange timer på ‘Afspadsering’, får du altså ikke nogen advarsel – og derfor hænder det, at der afleveres timer, der giver timeunderskud.
Typisk fejl i timeregistreringer for ferie og afspadsering
Har du afleveret for mange timer på delsagen ‘Afspadsering’, er det godt at få det rettet – og rettet korrekt.
I eksemplet på billedet allerøverst, har Lennart, en anden fiktiv medarbejder, afleveret 7 timer på delsagen ‘Afspadsering’. Det har nu givet en samlet pulje for afspadsering på -1,5 time.
Fortsætter Lennart med at aflevere timer i ‘Afspadsering’ resten af sin ferie, bliver dette ‘time-underskud’ selvfølgelig større og større. Når Lennart opdager dette time-underskud i sin ‘afspadserings-pulje’, henvender han sig til administrationen for at få det rettet, så det ikke giver besvær i forhold til lønbehandling.
Problemet ved at rette fejlen forkert
Der er som sagt flere måder at rette disse fejl på. Problemet med at rette direkte i timepuljerne er, at rettelserne ikke er synlige på timesedlen. Så når en medarbejder opdager, at der er flyttet timer fra dennes ‘Ferie med løn’-pulje, for at rette et time-underskud i ‘Afspadserings’-puljen, kan denne medarbejder ikke se, hvorfor timerne mangler – og medarbejdere med adgang til administrationsprogrammet kan heller ikke se årsagen.
Hvis ingen kan huske, hvorfor disse timer er flyttet, kan det skabe unødvendig forvirring – og tvivl om, hvorvidt disse timer er “forsvundet”. Vi forklarer derfor her, hvilken rettelsesmetode vi mener, er at foretrække:
Ret disse fejl rigtigt
Har du adgang til administrationsprogrammet kan du rette fejl i timeafleveringer, som den Lennart har lavet.
Gå til Administrationsprogrammet > Redigering > Timer. I øvre, venstre hjørne kan du vælge den medarbejder, hvis timer skal rettes – se blå markering:
Herefter finder du den timeaflevering, der skal rettes og klikker på den, så den står markeret som det ses på billedet ovenfor. HUSK at tjekke dato så du er sikker på, at det er den rigtige timeaflevering, du retter – se rød markering.
Når timeafleveringen er markeret skal du klikke på ‘Flyt’ – markeret med rød på billedet nedenfor:
Herefter åbner denne timeaflevering sig som en ‘kladde’ nedenfor – og du skal nu trykke på ‘pilen’ i den funktion, der er markeret med blå.
Nu åbnes et nyt vindue. Her skal du vælge den aktivitet, du gerne vil flytte timerne til. Når denne er fundet, skal du ‘dobbeltklikke’ på den – og denne ‘kladde’ er nu rettet til den rigtige aktivitet, altså ‘Ferie med løn’. Tryk nu på ‘Aflever rettelserne’ – markeret med rød på billedet nedenfor.
Nu er timerne registreret rigtigt. Går Lennart ind på sin egen timeseddel ser rettelserne sådan ud:
De 7 fejlafleverede timer er nu flyttet fra ‘Afspadsering’ til ‘Ferie med løn’. I cellen ud for ‘Afspadsering’ står der nu et ‘0’. Dette viser, at der er lavet en rettelse.
Nede i timepuljerne er de 7 timer nu flyttet fra ‘Ferie med løn’ til ‘Afspadsering’ – og denne pulje er nu ikke længere i minus.
Er underskuddet allerede behandlet i løn?
Hvis en medarbejder har minus i puljen for ‘Afspadsering’, og denne medarbejder allerede er trukket i løn, kan man ikke nøjes med at flytte timer mellem puljerne. Det skal rettes direkte i puljerne, og du kan se mere om hvordan her.
