Vi bliver ofte spurgt om håndteringen af akkvisitions- og sandsynlighedsarbejde, hvad er best practice?
Akkvisition er det arbejde, vi bruger på at skaffe en opgave. Det kan være tiden til udarbejdelse af tilbud, prækvalifikation, andet salgsarbejde og ikke mindst konkurrencer.
Sandsynlighedssager er de sager, vi endnu ikke har fået – altså sager i pipeline.
Det er muligt at angive en sandsynlighedprocent på delsagen, som angiver sandsynligheden for, at vi får opgaven. Denne procent påvirker kapaciteten fremover med sandsynlighedsprocenten i forhold til det planlagte færdiggørelsesbudget. Det er muligt at simulere worst case og best case. Det er vigtigt i forhold til at have den optimale kapacitet i virksomheden.
Udfordringen er, at vi på én gang både vil se akkvisitionsarbejdet isoleret og sammen med selve opgaven/konkurrencen.
Nogle opfatter akkvisitionsarbejde som en generel virksomhedsinvestering, som skal dækkes af alle sager samlet set. Derfor skal det være muligt at se, hvor meget vi samlet set bruger på akkvisitivt arbejde i en bestemt periode i hele virksomheden.
Vi har nemlig også brug for at kunne skille de akkvisitive timer ud på en delsag for sig selv for at kunne tage dem op til den rigtige værdi i igangværende arbejde og at kunne planlægge konkurrencearbejdet altså se hvor meget akkvisitivt arbejde vi har planlagt med uden at risikere at det blander sig med sandsynlighedsdelsagen.
Ved at oprette 2 delsager får vi disse muligheder:
1. Akkvisitionsdelsagen bruges kun til det akkvisitive arbejde
- Akk.delsagen oprettes efter fast pris med mærket akkvisitionsdelsag
- Her sættes AF (ambitionsfaktoren) til 0 eller ud fra de vederlag vi evt. modtager for at deltage i konkurrencen
- Får vi opgaven, lukkes akkvisitionsdelsagen
Fordele:
- På denne akk.delsag kan vi planlægge med aktuelle medarbejdere
- Vi kan afsætte et beløb, som I ønsker at investere i opgaven – i kostpris
- Det er muligt at oprette et statistikmærke, som opdeler akkvisitionsarbejdet i f.eks. konkurrence, prækval., andet salgsarbejde. Det giver yderligere differentierings af akkvisitionsarbejdet
- Akkvisitionstimerne bliver mærket op og isoleret
- Det er muligt at filtrere ned på akkvisitionsarbejde og sortere pr aktivitet
2. Sandsynlighedsdelsagen bruges til selve sagen
- Sand.delsagen oprettes efter fast pris med mærket sandsynlighedsdelsag
- Aktiviteter indvælges og forhåndslukkes
- Sand.delsagen planlægges på budgetmedarbejdere, som sum eller i tid
- Hvis konkurrencen vindes, fjernes sandsynlighedsmærket og delsagen bliver til en almindelig ordresag
Fordele:
- Sand.delsagen kan bruges til kalkulation af AF (ambitionsfaktor), SF (slutfaktor) og salgsprisværdi
- Det bliver muligt at justere kapaciteten i virksomheden fremover efter bedste viden
- Det er muligt at se en slutfaktor (SF)på delsagen uden det akkvisitive arbejde
- Det er muligt at se en samlet sagsfaktor for hele sagen som helhed inklusiv det akkvisitive arbejde
- Sandsynlighedsdelsagen skaber ikke økonomisk værdi i igangværende arbejde, da alle aktiviteter er forhåndslukkede, indtil vi får opgaven
