I AutoPilot kan du reservere en del af aftalen til underrådgivere og udpege den specifikke leverandør, som skal udføre arbejdet. Således kan du afsætte et beløb, som du ved skal bruges til netop den leverandørs regninger.
Hvorfor reservere til underleverandører?
Der er flere gode grunde til at markere en del af aftalen til underrådgiver-arbejde.
For det første får du, ved at reservere en del af aftalen til underrådgiveren, et komplet overblik over, hvad der skal bruges og af hvilken leverandør.
For det andet kan du bruge rapporten “Aftaler underrådgivere” i højrekliksmenuen, når du har fordelt aftalen på underleverandører. I denne rapport kan du se hvor meget af den andel der er budgetteret med til den enkelte leverandør, de har sendt fakturaer på.
Rapporten “Aftaler underrådgivere”
Denne rapport giver dig et komplet overblik over jeres aftaler, forbruget på underrådgivere, de lagte budgetter og hvad er der tilbage på tværs af delsager.
Du finder rapporten i Honorardisponering > højrekliksmenuen > Aftaler underrådgivere > Alle.
I denne rapport, kan du se for hvad der er afsat og til hvem, hvad der er forbrugt og hvad der er tilbage for hver delsag.
Du kan også vælge at vende rapporten om, og således fokusere på hver leverandør frem for delsag. Det gøres ved at sætte prik øverst i “Leverandør”. Her kan du se hvad der er afsat til hver leverandør, og hvordan leverandør-arbejdet fordeler sig på diverse delsager.
Opret ekstra aftale-linjer for at skabe et bedre overblik
Fremfor at oprette én general aftale med underrådgivere, så kan du med fordel oprette ekstra aftale-linjer. Her kan du afsætte specifikke dele til underrådgivere og vælge hvem af leverandørerne, der skal udføre arbejdet.
Hvis du fordeler aftalen på aktiviteter, og vælger at oprette ekstra aftale-linjer for at tydeliggøre hvilken leverandør, der skal have hvad, er det en god ide at oprette aftale-linjerne så andelen til eget honorar er en linje for sig selv. Totalhonoraret vi så være summen af de aftale-linjer der oprettes. På den måde undgår du, at skulle fordele underrådgiverandelen på aktiviterne.
Fordelen ved at oprette flere aftale-linjer er, at det er mere overskueligt at se hver leverandør-linje for sig. Ulempen er, at totalhonoraret ikke står i en linje.
Hvordan tager jeg det i brug?
For at tage det i brug, skal du i Konfig > Diverse 2, sætte flueben i “Marker fremmed arbejde med leverandør”. Det aktiverer en ekstra dropdown i aftalebilledet.
Herefter skal du i din Palette tilgå enten Projektleder eller Direktion > Honorardisponering.
Find den delsag, hvor du gerne vil reservere en del af honoraret til en bestemt underleverandør. Dobbeltklik på sagen, og tryk på det hvide papir for at oprette en ny aftaleregulering. Når du har sat fluebenet i Konfigurationen, vil der være en ny ramme nederst i billedet. Her kan du vælge hvilken leverandør, som den nye aftale-regulering skal reserveres til.
