I AutoPilot fortæller igangværende arbejde, hvad værdien af lageret er. Kunsten er her at opgøre værdien af lageret så retvisende som muligt. Det handler i bund og grund om værdien af produceret eget arbejde, fremmed arbejde og udlæg. For at opgøre værdien af igangværende arbejde trækkes det fakturerede så fra. Vi vil i dette blogindlæg forklare, hvorfor afskrevne udlæg indgår som værdi i igangværende arbejde på fastpris delsager, selvom de ikke kan faktureres.
Fastpris sager
Når en fastpris delsag oprettes bør omkostningerne angives på forhånd. Omkostningerne dækker over ikke-fakturerbare udlæg og beløb til underrådgivere. Derudover er det lige så vigtigt at revidere denne honorardisponering løbende, hvis forhold ændrer sig. I takt med at omkostningerne angives vil de blive trukket fra total honoraret. Det vi har tilbage er honoraret, som skal dække eget arbejde. På den måde får I overblik over honoraret, der skal dække eget arbejde. Det er vigtigt i forbindelse med planlægningen af de timer, som skal bruges på en sag.
Hvad risikerer I ved ikke at angive eventuelle omkostninger i aftalen?
Hvis I ikke sætter beløb af til omkostningerne, risikerer I at planlægge med at bruge mere end det, der er til rådighed til eget arbejde. Det betyder, at der ikke bliver taget højde for omkostningerne i beregningen af den forventede slutfaktor (SF). Konsekvensen er, at delsagen lukker med en dårligere faktor end den forventede slutfaktor (SF), som I ser i planlægningen. Til gengæld, hvis I vedligeholder beløbet afsat til omkostninger, kan I altid planlægge ud fra det reelle honorar, der er til eget arbejde.
Opgørelsen af igangværende arbejde
I opgørelsen af igangværende arbejde har afskrevne udlæg en positiv værdi så omkostningerne ikke trækkes fra to gange. Det kan nemmest forklares med et eksempel.
I en delsag med et total honorar på 100.000 kr. kan vi have afsat 10.000 kr. til omkostninger. Det betyder, at vi har 90.000 kr. tilbage til eget honorar. Så allerede i honorardisponeringen har vi trukket omkostninger fra total honoraret. Derfor lægges afskrevne omkostninger til i opgørelsen af igangværende arbejde så de ikke trækkes fra to gange. På den måde går det op med det beløb, der er blevet afsat til omkostninger ved oprettelsen af delsagen. Formålet med at trække omkostningerne fra total honoraret, er at kunne beregne værdien af eget arbejde.
Nedenunder ses et forløb med udgangspunkt i vores eksempel. For at beregne værdien af eget arbejde på fastpris sager ganger man forbrugt kost med faktor. Vi antager her, at den forventede slutfaktor (SF) er 2. I eksempel 1 vil det sige at vi ganger 22.500 kr. med 2 og får 45.000 kr.
Total honorar 100.000, Afsat til omkostninger 10.000, SF = 2
Hvis igangværende arbejde er negativt, er det fordi, I er foran med at fakturere kunden i forhold til det arbejde I har udført. Mens hvis igangværende arbejde er positiv, er det fordi, I er bagud med at fakturere i forhold til det arbejde I har udført.
På delsager, hvor der er afsat beløb til omkostninger, vil igangværende eget arbejde være negativ, fordi det I fakturerer kunden også skal dække beløbet afsat til omkostninger. Derfor vil faktureret eget honorar være højere end værdien af eget arbejde og dermed bliver igangværende eget arbejde et negativt beløb. På den anden side vil igangværende udlæg være positiv, selvom udlæggene ikke direkte kan faktureres. Disse udlæg dækkes af beløbet afsat til omkostninger og indgår som værdi i igangværende arbejde i takt med at de forbruges. Derfor indgår udlæg med positiv værdi i opgørelsen af igangværende arbejde, selvom de er afskrevet.
Medgået tid sager
Ved medgået tid sager er igangværende udlæg mere simpelt. For at beregne igangværende udlæg trækkes afskrevne udlæg og faktureret udlæg fra salgsprisen på udlæggene, som er forbrugt på delsagen. Det er i og for sig lige til, men i visse tilfælde kan det se ud som om, at regnestykket ikke går op. Grunden til dette er ofte, at kolonnen med afskrevet udlæg ikke er slået til. Hvis den ikke er slået til, vil der mangle en del af regnestykket for igangværende udlæg.
For at løse ovenstående problem kan du i ‘Vis menuen’ sætte flueben i ‘Afskrevet udlæg’ for at slå kolonnen til. På den måde kan I få overblik over de afskrevne udlæg, som I selv bliver nødt til at dække, og regnestykket for igangværende udlæg vil gå op.
For en mere teknisk gennemgang af igangværende arbejde efter både fastpris og medgået tid, se online manual i Igangværende arbejde.
