Produktet

Planlægningen

Planlægningsbilledet er en hjørnesten i AutoPilot. Ved jævnlig revision af sagernes færdiggørelsesplan sikrer projektlederne aktualitet i alle sagers økonomier.

Herved er projektlederen til stadighed i kontrol med den enkelte sags økonomi og kan gribe ind, være kommunikerende og være forretningsbevidst.

Projektlederen opretter selv sager og sætter dem i produktion. Herefter planlægger projektlederen sagens forløb.

AutoPilot Planlægningsbillede
AutoPilot Planlægningsbillede

 

  Sagen inddeles efter behov i en eller flere delsager og projektlederen opdeler dem i aktiviteter.

Herefter kan projektlederen tilknytte bemanding og estimere færdiggørelsesbudgettet.

En simpel farvekodning afslører om aktiviterne er åbne for timeregistrering eller ej. Dette sikrer en virkelighedstro registrering og dermed i sidste ende troværdig business intelligence.

  På baggrund af summen af forbrugte timer og restbudget udregnes en forventet slutfaktor.

Er sagens honorar fordelt på dens aktiviteter vises en forventet slutfaktor per aktivitet. Dette giver projektlederen en early warning for de aktiviteter, der ender med at få problemer med økonomien. Dette åbner for tidlig indgriben.

  Planlægningsbilledet viser den ledige kapacitet pr medarbejder og anvendes til i samarbejde med andre projektledere at omfordele budgetter der konflikter med hinanden.

  Belastningsgrafen afslører hurtigt hvis de budgetterede timer nærmer sig kapacitetsgrænsen, og det er tid til at hente ekstra ressourcer udefra, eller hvis der er for lidt arbejde i forhold til de mandetimer der er til rådighed.

 

 

Sund projektledelse er fundamentet for sund sagsstyringskultur.

 

Timesedlen

Timesedlen er en hjørnesten i AutoPilot. Samtlige medarbejdere udfylder og afleverer timesedlen dagligt. Dette sikrer virksomheden aktualitet i alle sagers styringsgrundlag.

 

AutoPilot timeseddel
AutoPilot timeseddel

 

 Projektlederen for hver enkelt sag har bestemt hvilke aktiviteter, der er åbne for registrering. Timesedlen viser automatisk de aktiviteter medarbejderen er bemandet på.
 Det eneste brugeren skal gøre er at registrere antallet af timer. Samtidig kan der knyttes et notat samt eventuelle udlæg til timerne. Har projektlederen tændt for blyanten kræves der et notat om timeforbruget.
Afleveringsfunktionen giver brugeren lejlighed til at kontrollere tallene inden der afleveres. Efter aflevering er registreringerne automatisk en del af fakturerings grundlaget og indgår automatisk i projektlederens planlægning og prognose for sagernes slutøkonomi.

 

Sund registreringskultur er fundamental for sund sagsstyringskultur.

 

 

Webtimeseddel

smartphone

Altid up-to-date

Hvis ikke du lige har en computer ved hånden kan du aflevere dagens arbejde fra din iPhone, Android eller Windows Phone. Her afleverer du timer, udlæg, kørsel og noter direkte ind i AutoPilot så dine kolleger altid har en dagsaktuel status på alle sager – 24/7/365.

Sådan bakker du op omkring projektledernes arbejde.

På mobilen kan du også se hvad du har til gode af ferie/afspadsering.

 

 

 

mail

Få alle timer ind med automatiske emails

Knyttet til webtimeseddelen kan tilkøbes et udvalg af cloudservices, der udfører små opgaver døgnet rundt. For eksempel udsendes et timeseddel-link til medarbejdere der ikke har afleveret deres timer indenfor de sidste X dage.

Daglig timeaflevering har aldrig været mere realistisk.

 

 

 

magic

Dagsaktuelle tal – også når du er på ferie

Disse tilvalgsservices kan også holde øje med hvem der har planlagt ferie og løbende aflevere i medarbejdernes fravær. Således opstår der ikke store huller i afleveringerne for medarbejdere, der er væk i længere tid ad gangen.

 

 

 

Faktureringen

prod_faktura

Faktureringssystemet har adgang til alle elementer i Project Business Information Modellen, herunder:

  • Honoraraftalen
  • Timeforbruget
  • Omkostninger til underrådgivere og øvrige omkostninger
  • Rateplaner for fakturering

Faktureringssystemet giver den ypperste service overfor slutkunden:

  • Fakturaen kan fremsendes det øjeblik faktureringsretten indtræffer
  • Fakturaen kan pr. delsag sættes op til at matche de krav kunden har
  • Honoraraftalen kan vises
  • Tidligere faktureret, restfakturering og restaftale kan vises
  • Timeforbruget kan dokumenteres i et bilag incl. medarbejdernes notater

Projektlederen registrerer indgåede aftaler og deres disponering.

Projektlederne reviderer løbende sagernes færdiggørelsesplanlægning og udarbejder sagernes fakturaforslag. Sådan har de overblik over alle aspekter af sagernes økonomi.

Herved kan de udøve sund projektledelse:

  • Være i kontrol
  • Gribe ind
  • Kommunikere
  • Være forretningsbevidste

Sund faktureringskultur gør sund sagsstyringskultur komplet.

 

 

Kend din forretning

Med Business Intelligence kan direktionen analysere virksomhedens indtjeningsevne, fordelt på valgfrie parametre.

Direktionen sætter selv frameworket op for analysen.

I nedenstående eksempel har direktionen inddelt virksomheden i forretningsområder og opdelt sagerne efter honorarinterval.

Omsætningsfordeling per forretningsområde
Omsætningsfordeling per forretningsområde

Faktor per forretningsområde og honorarinterval
Faktor per forretningsområde og honorarinterval

 

Faktor per forretningsområde og honorarinterval
Faktor per forretningsområde og honorarinterval

Faktor per forretningsområde og honorarinterval
Faktor per forretningsområde og honorarinterval

 

 

AutoPilot konceptet: software, forretningsudvikling og support, støtter i et og alt op om virkelighedstro registrering.

Sammen med vedvarende og vedholdende opbakning fra ledelsens side sikrer dette et troværdigt datagrundlag og dermed troværdigt Business Intelligence.

De forretningskritiske beslutninger bliver derfor velfunderede.

 

 

 

 

Spørgsmål eller kommentarer til denne side? Læg en besked herunder...